COVID-19 の終息に伴い、世界中のほとんどの国がニューノーマルに適応しようとしています。 経済は回復し、貿易は再び流れ、観光業も改善されています。 それに伴い、セミナー、会議、ワークショップを開催する必要が出てきます。 しかし、弊社のクライアントの多くの方が、ニューノーマルで苦労していると弊社に語ったのは、予定された時間枠内でイベントを維持するチャレンジです。 2 時間で予定されていたイベントが2.5 時間から 3 時間まで延長されたり、正午に終了するはずだったイベントは参加者の昼食時間に割り込まれたりすることがよくありました。 同じ品質及びプロフェッショナリズムを維持しながら、通訳が必要なイベントをスケジュールどおりに実行するにはどうすればよいでしょうか？この記事では、イベントが長時間実行されないようにするためのヒントをいくつかご紹介します。
分刻みで計画する
イベントの主催者として、上記のようなイベントのアジェンダを作成し、各アクティビティの分単位の正確な時間を作成する必要があります。 アクティビティは、プレゼンテーション、歓迎のスピーチ、ビデオ、またはダンス、宝くじ、質問応答（Q&A） セッションなどです。 同時通訳者がいる多言語イベントの場合は、各アクティビティの言語及び担当の通訳者の名前を示すとよいでしょう。 予期されないマイク、スピーカー、またはコンピューターの問題を考慮して、各アクティビティの間にバッファー ゾーン (約1分) を追加することがよいと思われます。
講演者がスケジュールを守るように努力する
講演者（発表者、スピーカー) は、イベントの主役です。 タイトなスケジュールを維持することになると、講演者には最大のリスク源でもあります。一部の講演者は、資料を適切に準備していなく、台本（原本、スクリプト）に従わなく、または時間に気をつけません。 講演者がスケジュールを守れるように、彼らのパートに適切な時間を割り当てる必要があります。 歓迎のスピーチは 5 分以内、プレゼンテーションは 45 分未満に制限することがよいでしょう。 この合計制限時間に基づいて、適切な数のスライドを準備するようスピーカーを導くことができます。 弊社の経験では、平均して １枚のスライドをプレゼントするのに少なくとも 2 分かかるため、45 分間のプレゼンテーションには 23 枚を超えないほうがよいです。最後に、「あと2分」と書かれた看板・プレートを用意し、スピーカーの時間切れになったときにそれを発表者の前に見せることがよいでしょう。
規律を保つ
スケジュールが作成された後、そのスケジュール通り開催し、休憩の後に再開してください。 廊下で軽食が提供されるイベントでは、ゲストが外にいる時間が長くなる傾向があります。 開始予定時刻の 5 分前にベルを鳴らすか、講堂のドアを閉めるか、外にまだゲストがいる場合でも単に開始することをご検討ください。 最後に、スピーカーが制限時間を超えた場合は、介入して次のアクティビティに進むことも可能でしょう。 もちろん、イベントの開始時に、時間を厳守することについて講演者及び参加者に警告することを忘れないでください。
以上の方法で、貴社の通訳イベントが成功し、貴社及びコミュニティの成長に役立てていただければ幸いです。 フリーレンシアの情報ページで通訳者をオンラインで予約する手順の詳細をお読みください。 弊社のサービスに関するご質問があれば、ホットライン (+84) 89 933 60 85あるいはsupport@freelensia.comまでにお問い合わせください。