Với COVID-19 phần lớn đã bị bỏ lại phía sau, hầu hết các quốc gia trên thế giới đang thích nghi với điều kiện bình thường mới. Nền kinh tế đang phục hồi, giao thương đang kết nối trở lại và du lịch cũng đã phục hồi. Kéo theo đó là nhu cầu tổ chức hội thảo, hội nghị, workshop. Nhưng điều mà nhiều khách hàng đã nói với chúng tôi rằng họ đang phải vật lộn trong điều kiện bình thường mới, là khả năng đảm bảo các sự kiện diễn ra trong khoảng thời gian được dự trù. Các sự kiện được lên kế hoạch cho 2 tiếng thường kéo dài 2,5 đến 3 tiếng, trong khi các sự kiện cần phải kết thúc vào buổi trưa thường cắt vào thời gian ăn trưa của các vị khách tham dự. Làm thế nào chúng ta có thể đảm bảo các sự kiện phiên dịch diễn ra theo đúng tiến độ trong khi vẫn giữ nguyên chất lượng và tính chuyên nghiệp? Trong bài viết này, Freelensia chia sẻ một số mẹo để ngăn các sự kiện vượt quá thời gian dự kiến.
LÊN KẾ HOẠCH CHO TỪNG PHÚT
Là người tổ chức sự kiện, bạn nên lên chương trình cho sự kiện của mình như hình trên, với thời gian chính xác đến từng phút cho mỗi hoạt động. Hoạt động có thể là một bài thuyết trình, một bài phát biểu chào mừng, một đoạn video hoặc những tiết mục khác như nhảy, bốc thăm trúng thưởng hoặc các phiên hỏi đáp, Q&A. Đối với sự kiện đa ngôn ngữ mà bạn sử dụng phiên dịch viên (thông dịch viên) đồng thời, tốt hơn là bạn nên biểu thị ngôn ngữ của từng hoạt động và tên của người phiên dịch viên phụ trách. Bạn cũng nên nghĩ đến việc thêm một vùng đệm (khoảng 1 phút) giữa mỗi hoạt động để giải quyết các sự cố không mong muốn về micrô, loa hoặc máy tính.
GIÚP DIỄN GIẢ BÁM THEO LỊCH ĐÃ ĐỊNH
Diễn giả (hay còn gọi là người thuyết trình) là những ngôi sao trong sự kiện của bạn. Họ cũng là nguồn rủi ro lớn nhất khi bạn có một lịch trình dày đặc. Một số diễn giả không chuẩn bị tài liệu đầy đủ, không bám sát kịch bản hoặc coi thường thời gian. Để giúp người nói bám sát lịch trình, bạn nên phân bổ lượng thời gian thích hợp cho phần của họ. Một bài phát biểu chào mừng không nên kéo dài quá 5 phút, trong khi một bài thuyết trình chỉ nên dưới 45 phút. Dựa trên tổng thời hạn này, bạn có thể hướng dẫn người nói chuẩn bị số lượng slide phù hợp. Theo kinh nghiệm của Freelensia, trung bình phải mất ít nhất 2 phút để trình bày một slide, vì vậy một bài thuyết trình kéo dài 45 phút không nên có nhiều hơn 23 slide. Cuối cùng, bạn có thể chuẩn bị một tấm bảng ghi “Còn 2 phút nữa” (2 Minutes Left) và giơ tấm bảng này lên trước mặt người nói khi họ sắp hết giờ.
GIỮ TÍNH KỶ LUẬT
Khi bạn đã chuẩn bị xong lịch trình của mình, hãy đảm bảo rằng bạn bắt đầu và quay lại sau thời gian nghỉ (break time) theo kế hoạch đã định. Các sự kiện có thức ăn và đồ uống được cung cấp ở khu vực hành lang có xu hướng khiến khách ở bên ngoài lâu hơn. Bạn có thể cân nhắc bấm chuông 5 phút trước giờ bắt đầu dự kiến, đóng cửa khán phòng hoặc đơn giản là bắt đầu ngay cả khi vẫn còn khách bên ngoài. Cuối cùng, nếu một diễn giả chạy quá giới hạn thời gian của họ, bạn có thể cắt ngang và chuyển sang hoạt động tiếp theo. Bạn cần báo trước với các diễn giả và các vị khách mời về việc tuân thủ nghiêm ngặt này trước ngày diễn ra sự kiện hoặc khi bắt đầu sự kiện, bạn nhé!
Với những phương pháp trên, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ có một sự kiện phiên dịch thành công và giúp thúc đẩy sự phát triển của tổ chức và cộng đồng của bạn. Đọc thêm về các bước để đặt trước thông dịch viên trực tuyến tại trang Về Chúng Tôi của Freelensia. Vui lòng liên hệ Hotline (+84) 89 933 60 85 hoặc email support@freelensia.com để được tư vấn về dịch vụ của chúng tôi.