Sắp Xếp Và Làm Việc Với Nhiều Phiên Dịch Viên Cho 1 Sự Kiện


Bởi Site Admin | 24 Tháng năm năm 2019
Để xem bài viết này bằng các ngôn ngữ khác, vui lòng di chuột vào biểu tượng ngôn ngữ ở góc trên bên phải màn hình (đối với máy tính) hoặc nhấn vào nút ☰ ở góc trên bên trái của màn hình, sau đó cuộn xuống (đối với điện thoại). Tiếp theo, chọn ngôn ngữ bạn muốn.


Trong nền kinh tế đang ngày càng được toàn cầu hóa, các doanh nghiệp (DN) ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc tiếp cận nguồn khách hàng và nhà cung cấp ở những thị trường quốc tế. Trong bối cảnh này, các sự kiện triển lãm, hội chợ và kết nối giao thương (business-matching) đã tạo ra được một sân chơi cần thiết giúp các doanh nghiệp tìm tới nhau.

Tuy vậy, việc bố trí một số lượng lớn phiên dịch viên ("PDV") đôi khi mang lại thách thức cho ban tổ chức (BTC). Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu cho Quý Doanh nghiệp các bước cần thiết để điều phối một số lượng lớn PDV cho các sự kiện triển lãm và kết nối giao thương.

 

1. Chỉ định DN cho mỗi PDV

Nếu được, BTC nên chỉ định trước DN cho mỗi PDV tác nghiệp. Sau đó, BTC cần cung cấp trước thông tin về DN đó cho PDV bao gồm website, catalog sản phẩm và mục đích tham dự của họ, để PDV có thể chuẩn bị một cách chu đáo. Nếu ngân sách có hạn, một PDV có thể đảm nhận nhiều DN, nhưng cũng cần phải được xác định và thông báo trước.

Nếu BTC nắm được trình độ của PDV thì nên để các bạn có kinh nghiệm cao phụ trách các trường hợp "khó": doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm thiên về khoa học kỹ thuật, hoặc có nhu cầu khắt khe đối với sự kiện. Các bạn PDV có ít kinh nghiệm hơn có thể phụ trách các doanh nghiệp có ngành nghề và sản phẩm đơn giản, hoặc chỉ mới lần đầu tham gia sự kiện và chưa có yêu cầu nào cụ thể.

 

2. Cung cấp từ vựng

Để PDV có thể chuẩn bị tốt cho sự kiện, BTC nên cung cấp thêm từ vựng 1) chuyên ngành và 2) chuyên loại hình sự kiện. Ví dụ, một sự kiện về ngành cơ khí - máy móc thường xuất hiện lập đi lập lại tên các các loại máy gia công cơ khí chính xác như máy tiện, phay, hàn cắt, xử lý bề mặt, v.v. Đồng thời, trong một buổi kết nối giao thương thì các bên thường trao đổi về hàng mẫu, thời hạn giao hàng, các quy chuẩn chất lượng, biên bản ghi nhớ, hợp đồng, v.v. Đối với ngành Y tế, vui lòng tham khảo bài blog Thuật ngữ COVID-19 đa ngôn ngữ của chúng tôi để biết danh sách các thuật ngữ liên quan đến đại dịch gần đây.

 

3. Phổ biến trước

Trước ngày diễn ra sự kiện, BTC nên gửi email hoặc gọi điện tới từng PDV để xác nhận tình trạng tham dự, cũng như nhắc họ về trang phục và thời gian có mặt. Ngoài ra, trước sự kiện khai mạc, BTC nên tập hợp tất cả các PDV để phổ biến các nội dung chính về sự kiện, như quy tắc ứng xử, các công việc thêm như ghi chú nội dung họp, lưu trữ danh thiếp các khách mời, hoặc các thay đổi về lịch (agenda) nếu có.

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể thông qua các công ty phiên dịch truyền thống hoặc sử dụng các nền tảng đặt lịch PDV như Freelensia, vì đây là những công ty có mạng lưới phiên dịch rộng rãi.

 

Xem thêm